Resume Bab 3 Komunikasi dalam Organisasi

Organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dan Komunikasi adalah perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat tersebut secara bersama-sama melakukan fungsinya dengan baik.

Menurut Mintzberg terdapat 3 peran manajerial yang dapat diterapkan oleh seorang manajer dalam suatu organisasi yaitu: peran antarpribadi (interpersonal roles), peran informasional (informalmational roles), dan peran keputusan (decisional roles). Masing-masing peran manajerial tersebut tidak dapat dilepaskan dengan betapa pentingnya kegiatan komunikasi dalam dunia bisnis.

Peran Antarpribadi menunjukkan bahwa seorang manajer harus mampu memerankan dirinya sebagai seorang tokoh figur (figurehead role), manajer (leader role), penghubung (liaison role).

Peran informasional mencakup peran-peran sebagai berikut:

v  Peran pemantauan/ monitoring adalah peran yang harus dilakukan oleh seorang manajer untuk mengawasi bawahan (karyawannya) agar pekerjaan mereka sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.

v  Peran penyebar informasi adalah peran manajer untuk menyebarluaskan atau menyampaikan informasi secara menyeluruh kepada para karyawannya agar mereka memahami dengan baik kebijakan organisasi tersebut.

v  Peran sebagai juru bicara, seorang manajer harus dapat memamerjan dirinya sebagai seorang juru bicara yang baik, khususnya yang berkaitan dengan penyampaian informasi tentang berbagai kebijakan penting organisasinya  kepada pihak lain.

Peran keputusan mencakup peran-peran sebagai berikut:

v  Seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang wirausaha yang jujur, dinamis, ulet, kreatif, inovatif, responsif, bertanggung jawab, berani mengambil resiko, dan berwawasan luas.

v  Peran pemecah masalah, seorang manajer harus mampu mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh suatu organisasi.

v  Peran pengalokasi sumberdaya, seorang manajer harus mampu mengoptimalkan sumberdaya yang dimiliki dengan baik.

v  Peran negosiator yang baik.

Secara umum, komunikasi mempunyai 2 fungsi penting dalam organisasi: (1) komunikasi memungkinkan seseorang dapat bertukar informasi; (2) komunikasi membantu hubungan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dari anggota lain.

Berikut ini beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran informasi:

a.        Menetapkan tujuan

b.      Membuat dan melaksanakan keputusan

c.       Mengukur prestasi kerja

d.      Merekrut dan mengembangkan staf

e.      Pelayanan pelanggan

f.        Negosiasi dengan pemasok

g.       Memproduksi produk

h.      Berinteraksi dengan peraturan yang ada

Dalam srtuktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya.

Menurut Katz dan Kahn, komunikasi kebawah mempunyai 5 tujuan pokok yaitu:

1)      Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu,

2)      Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan,

3)      Memberikan informasi tentang prosedur dang praktik organisasional,

4)      Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,

5)      Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

Salah satu kelemahan saluran komunikasi dari atas ke bawah ini adalah kemungkinan terjadinya penyaringan atau sensor informasi penting yang ditujukan kepada para bawahan.

Dalam struktur organisasi seperti ini berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi dalam suatu organisasi dan mengambil keputusan secara tepat, sudah sepantasnya bila manajer memperhatikan aspirasi yang berasal dari bawah, dan untuk mencapai keberhasilan komunikasi ini para manajer harus percaya penuh kebada para bawahannya, kalau tidak informasi apapun yang diberikan bawahan tidak akan diterima dengan baik karena muncul kecurigaan-kecurigaan.

Kelemahannya adalah kemungkinan bawahaannya hanya menyampaikan informasi yang baik-baik saja (ABS/ Asal Bapak Senang), sedangkan informasi yang kesannya negatif atau tidak disenangi cenderung disimpan dan tidak disampaikan.

Komunikasi Horizontal (horizontal communication) atau yang sering disebut komunikasi lateral (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antar bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar/sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal adalah untuk melakukan persuasi, mempengaruhi dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar.

Komunikasi horizontal ini menjadi penting artinya manakala setiap departemen dalam organisasi memiliki ketergantungan yang cukup besar. Akan tetapi, jika masing-masing bagian dapat bekerja secara sendiri-sendiri tanpa harus bergantung pada bagian lainnya, komunikasi harizontal ini minim dipakai.

Bentuk komunikasi jenis ini memang menyimpang dari bentuk komunikasi tradisional yang ada seperti komunikasi dari atas ke bawah dan komunikasi dari bawah ke atas. Suatu study penelitian yang pernah dilakukan menunjukkan bahwa, baik komunikasi lateral maupun komunikasi diagonal, lebih banyakditerapkan dalam suatu organisasi bersekala besar manakala terdapat saling ketergantungan atar bagian.

Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, antaralain :

1)      Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional.

2)      Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.

Namun, komunikasi diagonal ini juga mempunyai kelemahan yaitu komunikasi ini dapat mengganggu jalur komunikasi rutin dan telah berjalan normal, dan apabila diterapkan dalam organisasi besar akan sulit untuk dikendalikan secara efektif.

Dilihat dari sudut pandangindividual (perseorangan), komunikasi formal sering membuat frustasi bagi pihak-pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasan untuk masuk kedalam proses pengambilan keputusan. Dalam struktur organisasi yang besar, untuk dapat berkomunikasi dengan manajer puncak terlebih dahulu melalui lapisan manajer yang ada dibawahnya. Artinya banyak jalur yang harus dilalui untuk dapat berkomunikasi secara langsung dengan manajer puncak.

Dalam jejaring komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat dan kedudukan/jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersikap umum seperti mengobrol tentang humor yang baru didengar, keluarga,anak-anak, dunia olahraga, acara film,dan sinetron TV, kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya.

Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, pertama: bagaiman menangani pesan-pesan yang bersifat rutin; kedua: bagaimana menangani krisis komunikasi. Penjelasan dari kedua hal tersebut disajikan sebagai berikut:

Untuk memaksimumkan manfaat dan meminimkan biaya, seorang manajer perlu memperhatikan berbagai hal sebagai berikut:

a.       Mengurangi Jumlah Pesan

Dalam suatu organisasi, mungkin terdapat jumlah memo yang berlebihan dan tidak berguna, dan banyak pertemuan/rapat yang sia-sia, membuang waktu dengan percuma, dan tiada hasil yang berarti. Jenis-jenis komunikasi itu perlu dievaluasi dan memperoleh perhatian secara seksama. Berapa lama sebuah pesan harus dapat diselesaikan? Dapatkah sebuah pesan cukup disampaikan lewat telpon? Dapatkah menjawabnya dengan sebuah memo? Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan tersebut akan dapat membantu organisasi dalam menghemat waktu dan uang.

b.      Instruksi yang jelas

Seorang manajer yang sekaligus sebagai komunikator juga perlu mencari kejelasan suatu pesan.

c.       Mendelegasikan Tanggung jawab

Tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai bila manajer mempunyai kepercayaaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan yang dibebankan kepada mereka.

d.      Melatih Petugas

Suatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan keterampilan berkomunkasi bagi orang-orang yang pekerjaan/tugasnya berhubungan erat dengan masalah komunikasi.

Dalam situasi krisis komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain:

1)      Siapkan tim yang cekatan/ terampil dalam penanganan krisis.

2)      Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi.

3)      Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representatif perusahaaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi.

4)      Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada salah, segeralah minta maaf.